Türkiye’de dava ve icra takibi açmak, yürütmek, tapu müdürlükleri, vergi daireleri, sosyal güvenlik kurumları ve diğer resmî kurumlar nezdinde hukuki işlem gerçekleştirmek isteyen gerçek ve tüzel kişiler, işlemleri bizzat takip etmek zorunda değildir. Gerekli yetkileri içeren bir vekâletname düzenleyerek avukatlarını kendilerini temsil etmek üzere vekil tayin edebilirler.
Yurt dışında yaşayan Türk vatandaşları, yabancı uyruklu gerçek kişiler ve yabancı ülkelerde kurulmuş şirketler; belirli usullere göre Türkiye’de kullanılmak üzere vekâletname düzenleyebilirler. Ancak vekâletnamenin düzenlenme şekli; vekâlet verenin gerçek kişi veya tüzel kişi olmasına, bulunduğu ülkeye, belgenin düzenleneceği makama ve işlemin niteliğine göre değişmektedir. Bu nedenle, yurt dışında düzenlenen bir vekâletnamenin Türkiye’de geçerli olabilmesi için belgenin hangi makam tarafından ve hangi usulle düzenleneceğinin doğru belirlenmesi önemlidir.
1. Vekâletname Nedir?
Vekâletname, bir kişinin veya tüzel kişinin başka bir kişiye, belirli hukuki işlemleri kendi adına ve hesabına yapması için verdiği temsil yetkisini gösteren belgedir. Örneğin bir kişi, avukatına vereceği vekâletname ile;
- Dava açma ve davayı takip etme,
- İcra takibi başlatma ve yürütme,
- Mahkemeler ve icra daireleri nezdinde işlem yapma,
- Resmî kurum ve kuruluşlara başvurma,
- Gerekli bilgi ve belgeleri alma,
- Tapu müdürlükleri, vergi daireleri ve diğer idarî makamlar nezdinde işlem yapma
yetkileri verebilir. Ancak yapılacak işlemin niteliğine göre, bazı yetkilerin vekâletnamede açıkça ve özel olarak belirtilmesi gerekir. Bu nedenle vekâletname düzenlenmeden önce hangi işlem veya işlemler için kullanılacağının belirlenmesi önemlidir.
A) Yurt Dışında Yaşayan Gerçek Kişiler Türkiye’de Kullanılmak Üzere Nasıl Vekâletname Düzenleyebilirler?
Yurt dışında yaşayan gerçek kişiler, genel olarak aşağıdaki yöntemlerden biriyle Türkiye’de kullanılmak üzere vekâletname düzenleyebilirler.
A.1) Türk Konsoloslukları Aracılığıyla Vekâletname Düzenlenmesi
Türkiye’de kullanılmak üzere vekâletname düzenlenmesinin en pratik yöntemlerinden biri, o ülkedeki Türk Konsolosluğuna başvurmaktır. Dışişleri Bakanlığı’nın güncel bilgilerine göre, şahsen yapılacak bu başvuru sırasında kimlik belgesi veya pasaport, vekil tayin edilecek kişinin kimlik ve iletişim bilgileri, tapuda işlem yetkisi veren vekâletnamelerde ise tapu örneğinin veya taşınmaza ilişkin bilgilerin bulundurulması, fotoğraf (Mevzuat gereği boşanma, nafaka, tanıma ve tenfiz davaları ve taşınmaz ile araç alım-satımı gibi işlemlerde vekaletnamede fotoğraf ve özel yetki bulunması gerekir.) ve gerekli diğer belgelerin hazır edilmesi gerekmektedir. İşleme ve temsilciliğe göre talep olunacak belgeler değişebileceğinden, randevu öncesinde ilgili Türk Konsolosluğundan güncel bilgi alınmalıdır.
Türk vatandaşlığından izinle çıkmış ve Mavi Kart sahibi kişiler bakımından da kimlik ve Mavi Kart durumuna ilişkin belgelerin ibraz edilmesi gerekebilir.
Yabancı uyruklu gerçek kişiler de belirli koşullarla yurt dışındaki Türk Konsolosluklarında vekâletname düzenleyebilirler. Vekâletname Türkçe olarak düzenleneceğinden Türkçe bilmeyen kişilerin işlem sırasında tercüman bulundurması gerekebilir.
Türk Konsolosluklarında düzenlenen vekâletnameler Türkçe olarak hazırlanır ve Türkiye’de noterlikçe düzenlenmiş vekâletnameler gibi kullanılabilir. Bu nedenle ayrıca apostil alınması, belgenin Türkçeye tercüme ettirilmesi veya Türkiye’de yeniden noter tasdikinden geçirilmesi gerekmez.
A.2) Yabancı Ülke Noterinde Vekâletname Düzenlenmesi
Yurt dışında bulunan gerçek kişiler, Türk Konsolosluğuna gitmek yerine bulundukları ülkenin yetkili noterlik makamında da vekâletname düzenleyebilirler.
Bu durumda uygulanacak usul, vekâletnamenin düzenlendiği ülkenin Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraf olup olmamasına göre değişir.
Önemle belirtmek gerekir ki yabancı bir ülkede noter tarafından düzenlenen belgenin Türkiye’de kullanılabilmesi için yalnızca belgenin noter tarafından imzalanmış olması yeterli değildir. Belgeye apostil şerhi alınması, belgenin Türkiye’de Türkçe yeminli tercümesinin yaptırılması ve noter tasdikinden geçirilmesi gereklidir.
– Vekâletnamenin Düzenlendiği Ülke Apostil Sözleşmesi’ne Taraf İse:
ABD, İngiltere, Almanya, Hollanda, Belçika, Fransa ve birçok başka ülke Apostil Sözleşmesi’ne taraftır. Sözleşmenin tarafı olan ülkelerde genel olarak;
- Yetkili noter veya ilgili makam önünde vekâletname düzenlenir,
- Belgeye yetkili makamdan apostil şerhi alınır, (Apostil; bir belgedeki imzanın, imzalayan kişinin sıfatının ve gerektiğinde belge üzerindeki mühür veya kaşenin doğruluğunun uluslararası kullanım bakımından tasdik edilmesini sağlayan bir usuldür.)
- Belge aslı Türkiye’ye gönderilir,
- Gerektiğinde belgenin Türkçeye yeminli tercümesi yaptırılır,
- İşlemin niteliğine göre noterlik tasdiki yaptırılır.
Ancak her ülkenin noterlik sistemi ve belge düzenleme yöntemi aynı değildir. Bu nedenle vekâletnamenin Türkiye’de yapılacak işleme uygun şekilde hazırlanması büyük önem taşır. Özellikle boşanma davası, taşınmaz alım-satımı, reddi miras, şirket devri gibi özel yetki gerektiren işlemler söz konusu ise vekâletname metninin işlem yapılmadan önce Türkiye’deki avukata danışarak hazırlanması sonradan ortaya çıkabilecek sorunlarını önleyebilir.
– Vekâletnamenin Düzenlendiği Ülke Apostil Sözleşmesi’ne Taraf Değil İse:
Vekâletnamenin düzenlendiği ülke Apostil Sözleşmesi’ne taraf değil ise, taraf olmayan ülkeler bakımından tek ve bütün ülkeler için geçerli bir prosedür bulunduğunu söylemek mümkün değildir. Bu durumda izlenecek tasdik prosedürü ülkeye göre değişiklik gösterir. Dolayısıyla Apostil Sözleşmesi’ne taraf olmayan ülkelerde, vekâletname düzenlenmeden önce ilgili Türk Konsolosluğundan güncel prosedür hakkında bilgi alınması ve vekaletnamenin hangi makam tarafından düzenleneceği, hangi yerel makamların tasdikinin gerektiği, Türk Konsolosluğu veya Büyükelçiliği tarafından ayrıca tasdik yapılıp yapılmayacağı ve belgenin Türkiye’de tercüme ve noterlik işlemlerine tabi olup olmayacağının önceden araştırılması önemlidir.
Nitekim, Dışişleri Bakanlığı da her ülkenin apostil sistemine taraf olmadığını ve Apostil Sözleşmesi’ne taraf olmayan ülkeler bakımından ilgili ülke makamları ve Türk dış temsilcilikleri nezdindeki tasdik usullerinin dikkate alınması gerektiğini belirtmektedir.
B) Yurt Dışında Kurulmuş Şirketler Türkiye’de Kullanılmak Üzere Nasıl Vekâletname Düzenleyebilirler?
Yurt dışında kurulmuş şirketlerin (tüzel kişilerin) vekâletname düzenlemesi, gerçek kişilere göre daha ayrıntılı bir süreçtir. Öncelikle önemli bir hususun belirtilmesi gerekir: Yabancı hukuka göre kurulmuş tüzel kişilikleri (şirketleri) temsilen yurt dışındaki Türk Konsolosluklarında vekâletname düzenlenmesi (istisnai durumlar hariç) mümkün değildir.
Yabancı şirketlerin Türkiye’de kullanılmak üzere vekâletname düzenlemesinde, şirketin kurulu olduğu ülkenin hukukuna uygun temsil ve belge düzenleme usullerinin izlenmesi gerekir. Şirketin kurulu olduğu ülke Apostil Sözleşmesi’ne taraf ise, uygulamada genel olarak;
- Şirketin yetkili temsilcisi tarafından yerel hukuk uyarınca vekâletname düzenlenir veya imzalanır, (Yabancı bir şirket adına vekâletname imzalayan kişinin gerçekten şirketi temsil ve ilzama yetkili olduğunun ilgili ülke hukukuna göre belgelenmesi ve bu kapsamda; şirketin ticaret sicili veya kuruluş kayıtları, şirketin güncel faaliyet veya varlık belgesi [Certificate of Good Standing], şirketi temsil yetkisini gösteren belge, imza yetkisini gösteren belge, yönetim kurulu veya yetkili şirket organı kararı gibi belgelerin sunulması talep olunabilir. Hangi belgelerin hazır edilmesi gerektiği; şirketin türüne, şirketin kurulduğu ülke hukukuna, vekâletnamenin kullanılacağı işleme ve işlemi yapacak Türk makamının uygulamasına göre değişebilir.)
- İmzanın ve belgenin niteliğine ilişkin gerekli noterlik veya yetkili makam işlemleri yapılır,
- Gerekli olması hâlinde apostil şerhi alınır,
- Belge aslı Türkiye’ye gönderilir,
- Türkiye’de gerekli tercüme ve diğer tasdik işlemleri tamamlanır.
2. Vekâletnamede Özel Yetki Gerektiren İşlemler:
Vekâletnamede genel dava ve takip yetkisinin bulunması, her hukuki işlemin yapılabileceği anlamına gelmemektedir. Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun 74. maddesi kapsamında, bazı işlemler bakımından vekâletnamede açık ve özel yetki bulunması gerekir. Örneğin, açıkça yetki verilmedikçe vekil; sulh olamaz, karşı tarafı ibra edemez, davayı kabul edemez, davanın tamamını ıslah edemez, hâkimi reddedemez, yemin teklif edemez, başkasını tevkil edemez, haczi kaldıramaz, tahkim ve hakem sözleşmesi yapamaz, konkordato veya sermaye şirketleri ve kooperatiflerin uzlaşma yoluyla yeniden yapılandırılması talep edemez, arabuluculuk gibi alternatif uyuşmazlık çözüm yollarına başvuramaz, davadan veya kanun yollarından feragat edemez ve boşanma davası, reddi miras davası gibi özel yetki gerektiren davaları açamaz.
Bu nedenle vekâletname hazırlanırken gerekli özel yetkilerin vekâletname metninde yer alıp almadığı mutlaka kontrol edilmelidir. Özel yetki gerektiren işlemlerin kapsamı ve uygulanacak mevzuat, yapılacak hukuki işleme göre değişebileceğinden, vekâletname metni hazırlanırken ilgili kanun hükümlerinin dikkate alınması gerekir.
2.A) Tapu İşlemleri İçin Düzenlenecek Vekâletname:
Taşınmaz alım ve satımı, ipotek kurulması veya kaldırılması, intikal, satış vaadi ve diğer tapu işlemleri için kullanılacak vekâletnamelerde, vekâletnamenin kapsamının yapılacak işleme uygun olması büyük önem taşır. Tapuda kullanılacak vekâletnamelerde; taşınmaza ilişkin bilgilerin, yapılacak işlemin türünün ve vekile verilecek yetkilerin işlemin niteliğine uygun şekilde düzenlenmesi gerekir.
Dışişleri Bakanlığı’nın güncel açıklamalarında da tapuda işlem yapılmasını gerektiren vekâletnameler için tapu örneğinin veya taşınmaza ilişkin bilgilerin bulundurulmasının uygun olduğu belirtilmektedir. Aksi takdirde vekâletnamenin kapsamı, yapılmak istenen tapu işlemi için yetersiz kalabilir.
2.B) Dava Ve İcra Takibi İşlemleri İçin Düzenlenecek Vekâletname:
Türkiye’de dava ve icra takibi açılması veya mevcut bir davanın veya icra takibinin takip edilmesi için avukata vekâletname verilebilir. Ancak yukarıda açıklandığı üzere, dava ve takip yetkisine ek olarak özel yetki gerektiren bir işlem yapılacaksa, bu yetkinin vekâletnamede açıkça yer alması gerekir. Yurt dışında düzenlenecek vekâletname metninin işlem öncesinde avukatla paylaşılması ve yapılacak işlemlere uygun yetkileri içerdiğinin kontrol edilmesi uygulamada yararlı olacaktır.
3. Yabancıların UETS (Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi) Yükümlülüğü:
Türkiye’de hukuki veya ticari faaliyetleri bulunan yabancı gerçek ve tüzel kişiler bakımından elektronik tebligat konusu ayrıca önem taşımaktadır. Vekâletname, her ne kadar avukatın müvekkili adına hukuki işlemleri takip etmesini sağlasa da, vekaletname öncesinde yapılmış işlemlerin ve elektronik tebligatın hangi tarihte, hangi adrese ve hangi usulle yapıldığı ayrıca değerlendirilmelidir. Dava ve icra dosyalarında tebligat tarihleri; zamanaşımı ve hak düşürücü süreler, itiraz süreleri bakımından önemli sonuçlar doğurduğundan, gecikmeler hak kaybına sebebiyet verebilmektedir.
7201 sayılı Tebligat Kanunu ve Elektronik Tebligat Yönetmeliği uyarınca elektronik tebligat, muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda tebliğ edilmiş sayılır. Muhatabın mesajı fiilen açıp açmaması bu sürenin işlemesini engellemez. Bu nedenle Türkiye’de devam eden bir hukuki veya idarî süreci bulunan yabancı kişilerin ve yabancı şirketlerin; UETS kapsamında olup olmadıklarını, kendileri adına UETS adresi oluşturulup oluşturulmadığını, hesabın aktifliğini ve elektronik tebligatların kim tarafından takip edileceğini önceden planlamaları yahut kontrol etmeleri önemlidir.
UETS yükümlülüğünün bulunup bulunmadığı hususu, 7201 sayılı Tebligat Kanunu’nun 7/a maddesi ve ilgili mevzuatta belirlenen zorunlu elektronik tebligat kapsamında yer alıp almama durumuna göre belirlenir.
Zorunlu elektronik tebligat kapsamında bulunmayan yabancı gerçek veya tüzel kişiler bakımından da isteğe bağlı (ihtiyari) UETS hesabı alınması mümkündür. Elektronik Tebligat Yönetmeliği, zorunluluk kapsamında olmayan gerçek ve tüzel kişilerin PTT’ye başvurarak elektronik tebligat adresi alabilmesine imkân tanımaktadır. Yabancılar bakımından pasaport, yabancı kimlik numarası veya mevzuatta kabul edilen diğer kimlik bilgileri kullanılabilmektedir.
3.A) Yabancı Gerçek Kişilerin UETS Yükümlülüğü:
Elektronik Tebligat Yönetmeliği’ne göre zorunlu elektronik tebligat kapsamındaki yabancı gerçek kişilerin, UETS adreslerinin oluşturulmasında Göç İdaresi tarafından verilen yabancı kimlik numarası (99 ile başlayan numara) kullanılabilmekte, yabancılar bakımından pasaport, yabancı kimlik numarası veya mevzuatta kabul edilen diğer kimlik bilgileri üzerinden UETS işlemleri gerçekleştirilebilmektedir.
3.B) Yabancı Tüzel Kişilerin (Şirketlerin) UETS Yükümlülüğü:
Türkiye’de faaliyet gösteren Türkiye’de ticaret siciline kayıtlı şirketler (örneğin yabancı sermayeli limited veya anonim şirketler) veya Türk hukukundaki ilgili düzenlemeler kapsamında elektronik tebligat adresi bulunması zorunlu olan tüzel kişiler bakımından UETS adresinin oluşturulması ve kullanılması yasal bir yükümlülüktür. PTT tarafından zorunlu elektronik tebligat kapsamındaki bu tüzel kişiler için UETS adresleri otomatik olarak oluşturulmakta; şirketlerin yetkilendirdiği işlem yetkilileri (şirket müdürleri/temsilcileri) aracılığıyla hesapların aktivasyonu ve kullanımı sağlanmaktadır.
Buna karşılık, yalnızca yabancı bir ülkede kurulmuş olması nedeniyle her yabancı şirketin otomatik olarak Türkiye’de UETS hesabı edinme zorunluluğu bulunmamaktadır. Yükümlülüğün varlığı; şirketin Türkiye’deki hukuki statüsü, Türkiye’de bir şube veya temsilcilik açıp açmadığı, ticaret siciline kayıt durumu ve Tebligat Kanunu ile ilgili özel mevzuat kapsamında ayrıca değerlendirilmelidir.
UETS, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sisteminden farklıdır:
UETS, 7201 sayılı Tebligat Kanunu kapsamında yetkili makam ve merciler tarafından yapılan resmî elektronik tebligatların iletilmesi amacıyla kullanılmaktadır. PTT’nin açıklamasına göre, 1 Ocak 2019 tarihinde UETS’nin devreye girmesiyle KEP üzerinden elektronik tebligat hizmeti sona ermiş ve elektronik tebligatlar UETS üzerinden yapılmaya başlanmıştır. Bu nedenle Türkiye’de hukuki veya ticari faaliyet gösteren yabancı gerçek ve tüzel kişilerin, KEP adresi ile UETS adresinin aynı hukuki işleve ve altyapıya sahip olmadığını bilmeleri ve karmaşayı önlemek adına adli süreçlerde mutlaka UETS adreslerini bildirmeleri gerekmektedir.
Hukuk Ofisimiz, yurt dışındaki müvekkillerine konsolosluk, yabancı noter, apostil süreçleri ve UETS entegrasyonu aşamalarında kapsamlı hukuki danışmanlık ve avukatlık hizmeti sunmaktadır. Türkiye’deki hukuki süreçlerinizin güvenli, hızlı ve hak kaybına uğramadan başlatılması veya takibi için iletişim sayfamızdaki formu doldurarak ya da WhatsApp hattımız üzerinden mesaj göndererek ofisimizle iletişime geçebilirsiniz.
